So ziehen Sie verspätete Zahlungen ein: Bewährte Verfahren für das Schreiben von Zahlungserinnerungen

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Verspätete Zahlungen sind sehr ärgerlich

Als Spediteur oder Eigentümer/Betreiber eines Fuhrunternehmens benötigen Sie Betriebskapital für Kraftstoff, Reparaturkosten, Mautgebühren und die Gehälter der Fahrer. Alle diese Betriebsausgaben müssen regelmäßig bezahlt werden. Wenn eine Rechnung über einen Monat lang oder länger nicht bezahlt wird, kann Sie das in Schwierigkeiten bringen.

Darüber hinaus sind die Zahlungsfristen in der Lkw-Branche mit durchschnittlich 45 Tagen außergewöhnlich lang. Jede Verzögerung beim Einziehen einer Zahlung, die darüber hinausgeht, kann es wirklich schwierig machen, genügend Betriebskapital zur Verfügung zu haben, um Ihr Unternehmen in Gang zu halten.

Abgesehen davon ist es nie angenehm, Schuldner an eine ausstehende Zahlung zu erinnern. Sie möchten Ihre Beziehung zu wertvollen Kunden nicht aufs Spiel setzen, aber es ist letztendlich zu Ihrem Vorteil, Kunden daran zu erinnern, dass Sie nach wie vor auf eine Zahlung warten. 

Das Versenden höflicher Erinnerungen an fällige Zahlungen stellt sicher, dass Sie keine Zeit damit verschwenden, auf die Zahlung eines Kunden zu warten, der eine Rechnung verlegt hat oder einfach vergessen hat, das Geld zu überweisen. Wenn Sie keine Erinnerungen senden, um Zahlungen einzufordern, könnten einige Versender dies ausnutzen und überhaupt nicht bezahlen. Letztendlich haben Sie das Recht, den ausstehenden Betrag anzufordern, und die Einrichtung eines leistungsfähigen automatisierten Systems zum Senden von Erinnerungen kann Ihnen dabei helfen.

Hier erhalten Sie einige einfache bewährte Verfahren für das Schreiben von Zahlungserinnerungen per E-Mail. Darüber hinaus haben wir für Sie drei E-Mail-Vorlagen in verschiedenen Sprachen hinzugefügt, die Sie gerne herunterladen, bearbeiten und frei verwenden können.

Wie viele Erinnerungen sollen gesendet werden und wann sollen sie gesendet werden?

Grundsätzlich gerät ein Schuldner mit einer Forderung in Verzug, wenn eine Zahlung nach dem Fälligkeitsdatum einer Rechnung gesendet wird. Einige lokale Vorschriften verlangen, dass eine Erinnerung gesendet wird, bevor ein Verzug entsteht.

Allerdings ist es hier nicht beabsichtigt, dass ein Kunde mit einer Zahlung in Verzug gerät. In Verzug zu geraten ist kostspielig und schlecht für Ihre Beziehung zum Kunden. Das Versenden höflicher Zahlungserinnerungen per E-Mail oder auf dem Postweg erfordert einige Anstrengungen beim Erstellen, aber dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Zahlungen pünktlich eingehen und positive Kundenbeziehungen aufrechterhalten werden.

Das Versenden einer einzigen Erinnerung, nachdem ein Kunde eine Zahlungsfrist versäumt hat, ist alles, was aus rechtlicher Sicht erforderlich ist, bevor man Maßnahmen ergreifen kann, um nicht beglichene Schulden einzuziehen. Um zu vermeiden, dass eine Beziehung zu einem Kunden durch einen möglichen Fehler belastet wird, empfehlen wir, 3 E-Mails zu senden, um ihm die Möglichkeit zu geben, seine Rechnung zu bezahlen, bevor das Problem eskaliert wird.

Es gibt keine gesetzlichen Richtlinien darüber, wann oder wie oft Sie Zahlungserinnerungen senden können, weshalb Sie mit einem Plan aufwarten können, der für Ihr Geschäftsmodell sinnvoll ist. Ein bewährtes Verfahren ist es, die Erinnerungen in regelmäßigen Abständen zu versenden.

Zum Beispiel:

  • Zustellung der ersten Zahlungserinnerung am Tag nach Fälligkeit einer unbezahlten Rechnung
  • Zustellung der zweiten Erinnerung eine Woche später
  • Zustellung der letzten Erinnerung eine Woche später

Was in einer Zahlungserinnerung per E-Mail enthalten sein sollte

Eine gute Erinnerung muss als solche eindeutig identifizierbar sein. Daher empfiehlt es sich, das Wort „Erinnerung“ direkt in die Betreffzeile zu setzen. Am besten schreiben Sie die E-Mail möglichst in der von Ihrem Kunden bevorzugten Sprache. Schließlich sollten Sie sicherstellen, dass Sie die E-Mail an eine gültige E-Mail-Adresse senden – wenn Sie einen primären Ansprechpartner bei Ihrem Kunden haben, führen Sie ihn in der E-Mail unter CC auf, um sicherzustellen, dass sie gelesen wird.

Am besten drücken Sie Ihre Nachricht verständlich aus und beschränken sie auf das Wesentliche. Drücken Sie sich professionell aus (höflich und unkompliziert) und bleiben Sie bei den wichtigsten Informationen.

Einige Kernpunkte, die enthalten sein sollten:

  • Vollständiger Name und Adresse (sowohl Ihres Unternehmens als auch des Geschäfts Ihres Kunden)
  • Rechnungsnummer (Kopie der Rechnung beifügen)
  • Datum, an dem die Rechnung gesendet wurde
  • Fälliger Gesamtbetrag
  • Zahlungsfrist
  • Mahngebühren und Zinsen (falls zutreffend)
  • Bankverbindung oder Informationen darüber, wie die Zahlung erfolgen kann

Sehen Sie sich diese kostenlosen E-Mail-Vorlagen für Zahlungserinnerungen an

Wenn Sie eine Zahlungserinnerung senden müssen, werfen Sie einen Blick auf unsere drei Vorlagen für Erinnerungs-E-Mails. Diese können Sie bei Bedarf kostenlos verwenden. Sie können sie herunterladen, Ihre Angaben eintragen und sie in der vorliegenden Form senden. Oder verwenden Sie sie als Referenz und verfassen Sie Ihre Erinnerungs-E-Mails in Ihren eigenen Worten.

Hoffentlich wird die Einführung eines Systems, um Kunden höflich daran zu erinnern, dass Zahlungen fällig sind, die Anzahl Ihrer Kunden reduzieren, die mit Zahlungen in Verzug geraten, und letztendlich das Betriebskapital erhöhen, das Ihnen zur Verfügung steht.

Nutzen Sie sennpay, um Zeit zu sparen und schneller bezahlt zu werden

Wenn Sie etwas mehr Hilfe benötigen – weil Ihnen möglicherweise das Verwaltungspersonal fehlt, um das Einziehen Ihrer Rechnungsbeträge zu organisieren und zu verwalten, oder Sie es sich einfach nicht leisten können, 45 Tage lang oder länger auf Ihre nächste Zahlung zu warten – haben wir etwas für Sie.

Spediteure, die mit sennder arbeiten, haben die Möglichkeit, sennpay, unseren erweiterten Zahlungsdienst zu nutzen. Mit sennpay können Sie Ihre aktuellen, unbezahlten Rechnungen verkaufen und Ihre Zahlung innerhalb von 3 Werktagen erhalten. 

Wenn wir Ihre Rechnung kaufen, übernehmen wir das Verzugsrisiko, und Sie erhalten den vollen Betrag Ihrer Rechnung ohne Einbehalt. Außerdem haben Sie die absolute Flexibilität, sennpay bei Bedarf für eine oder mehrere Rechnungen zu verwenden.

Durch die Reduzierung des Verwaltungsaufwands, der für die Nachverfolgung von Zahlungen erforderlich ist, und die drastische Reduzierung der Wartezeit ist sennpay eine großartige Option für Spediteure, die wenig administrative Unterstützung haben oder kurzfristig mehr Betriebskapital benötigen.

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